Работа в условиях пандемии: кадровые аспекты

Ольга Монид, начальник отдела сервисного обслуживания по документационному обеспечению работы с персоналом группы компаний «Сфера труда — 24»

За короткий период апрель — июнь текущего года, в связи с объявленной пандемией короновирусной инфекции и, как следствие, введенной самоизоляцией по всей стране, мы получили рекордное количеств изменений нормативной базы.

2020 год планировался как год серьезных корректировок трудового законодательства, ожидалось восемь-девять нормативных актов, что и так превышает норму, но только за апрель — май мы получили гораздо больше. В основном они, конечно, касаются введения нерабочих дней и гарантий и компенсаций работникам в связи с этим.

Плановые проверки были «заморожены» на определенный срок, многие в спешном порядке пересматривали режимы работы, оптимизировали производства, вводили простои, даже изменяли формат оказываемых услуг, что влекло изменения трудовой функции. Конечно, ввиду неготовности к таким переменам и спешности не все успели или даже не посчитали нужным оформить кадровую документацию.

Но необходимо всё же вернуться к этому вопросу, не надеяться на то, что «как-то выкарабкались и забыли». Отголоски пандемии будут еще нас преследовать, проверки возобновятся, споры с работниками могут возникнуть, поэтому рекомендуем оформить введенные вами изменения документально, пусть даже спустя время.

С работниками, чьи условия труда претерпели изменения, необходимо заключить дополнительные соглашения: об изменении режимов труда, об изменении характера труда (в частности, для тех работников, которые были переведены на дистанционную работу), а в связи с этим возможно и изменение размера оплаты труда, изменение трудовых обязанностей и т. п. Оформить приказами снижение премиальной части, если это имело место. Отразить в табеле учета рабочего времени фактически отработанное время работниками, с учетом характеристик труда; если работники трудились удаленно, в табель ввести соответствующий символ.

Работники старше 65 лет, которые должны соблюдать режим самоизоляции, обязаны предоставить листы нетрудоспособности или ознакомиться с приказом об отстранении, если нельзя организовать для них дистанционный труд. То же касается работников, которые прибыли из других стран или у которых подтвердился диагноз на КОВИД-19. Если работники были переведены на неполное время или введен простой, издать приказы и ознакомить работников. Если работникам для выполнения трудовых функций дистанционно предоставлялось оборудование работодателя или, наоборот, использовалось личное имущество работников в интересах работодателя, оформить соответствующие документы.

Постоянные или временные изменения, которые введены в организации, отразить в локальных нормативных актах.

В ряде случаев на законодательном уровне введена возможность информирования работников или передачи заявления работником посредствам электронного документооборота. Данное нововведение нужно внести в правила внутреннего трудового распорядка или другой локальный нормативный акт работодателя как временную меру или постоянную норму.

По настоящее время пролонгировано действие временных мер по урегулированию правового положения иностранных граждан и лиц без гражданства в Российской Федерации в связи с угрозой дальнейшего распространения новой коронавирусной инфекции. Указ Президента РФ от 18.04.2020 № 274 вступил в действие 18 апреля 2020 года и автоматически продлил максимальные сроки пребывания иностранных граждан в случае, если сроки заканчиваются с 15 марта по 15 сентября 2020 года; также продлеваются сроки постановки на миграционный учет, если они закончились в указанный период; пролонгируются разрешительные документы, визы, разрешения на временное проживание, вид на жительство, разрешения на работу, на использование и привлечение иностранных работников.

В настоящее время до 31 декабря 2020 года действуют временные правила работы вахтовым методом (Постановление Правительства РФ от 28.04.2020 № 601 «Об утверждении Временных правил работы вахтовым методом»), введен отдельный порядок использования такого метода работы, прописаны возможности продления вахты, указано, каким образом работники должны отправляться с вахты на вахту, установлены ограничения на объекты. Так, допускается увеличение максимальной продолжительности вахты не более чем на три месяца по сравнению с установленной статьей 299 Трудового кодекса РФ максимальной продолжительностью вахты при соблюдении продолжительности ежедневной работы (смены) не более 12 часов, продолжительности ежедневного (междусменного) отдыха работников с учетом перерывов для приема пищи не менее 12 часов, продолжительности еженедельного отдыха в текущем месяце не менее числа полных недель этого месяца, дни междувахтового отдыха в связи с переработкой рабочего времени в пределах графика работы на вахте оплачиваются в размере дневной тарифной ставки, дневной ставки (части оклада (должностного оклада) за день работы), если более высокая оплата не установлена коллективным договором, локальным нормативным актом или трудовым договором, переработка рабочего времени, связанная с увеличением продолжительности вахты, превышающая норму рабочего времени, установленную на учетный период, оплачивается как сверхурочные работы в соответствии трудовым законодательством РФ. Увеличение продолжительности вахты допускается с письменного согласия работника, оформленного путем заключения дополнительного соглашения к трудовому договору. Время простоя в связи с реализацией мероприятий по предупреждению распространения новой коронавирусной инфекции оплачивается в размере не менее 2/3 тарифной ставки, оклада (должностного оклада), рассчитанных пропорционально времени простоя, в том числе работникам, у которых закончился междувахтовый отдых, но которые не привлекаются работодателем к работе. В случае если в период реализации мероприятий по предупреждению распространения новой коронавирусной инфекции допуск на вахту вновь поступающих (сменных) работников обеспечивается после прохождения ими необходимой временной изоляции (обсервации) на срок 14 дней, указанный срок включается во время нахождения работников в пути с оплатой за каждый день не ниже дневной тарифной ставки, части оклада (должностного оклада) за день работы (дневной ставки). В случае отсутствия у работодателя помещений для прохождения работниками, приехавшими для выполнения вахтовых работ, необходимой временной изоляции (обсервации) ее прохождение осуществляется в обсерваторах, ближайших к месту осуществления вахтовых работ.

Так как по настоящее время, с учетом послабления режима самоизоляции, всё еще продолжают действовать строгие правила по обеспечению сдерживания распространения новой коронавирусной инфекции, работодателю необходимо документально оформлять свои решения и принятые меры, чтобы в дальнейшем он мог подтвердить свои действия и отстоять свою позицию.