Разработать документ, учитывающий абсолютно все пожелания персонала, сложно. Большинство стремится уйти в отпуск в теплое время года, однако при составлении графика приходится учитывать не только личные просьбы сотрудников, но и специфику деятельности организации, действующие нормы трудового права и требования начальников структурных подразделений.

При составлении графика отпусков необходимо учитывать:

• ежегодный оплачиваемый отпуск продолжительностью 28 календарных дней. Некоторым категориям работников устанавливаются ежегодные основные удлиненные оплачиваемые отпуска. Так, инвалидам 2-й и 3-й группы продолжительностью не менее 30 календарных дней и некоторым другим (несовершеннолетним, педагогам, медикам, судьям, прокурорам, муниципальным служащим, служащим ОВД, спасателям, военнослужащим);
• в г. Красноярске дополнительный отпуск 8 календарных дней за работу в особых климатических условиях;
• работникам, работающим во вредных и опасных условиях труда 2, 3-го класса, — дополнительный отпуск не менее 7 календарных дней;
• работникам с ненормированным рабочим днем — дополнительно минимум 3 календарных дня.

При этом следует учесть, что отдельным категориям работников отпуск предоставляется на грядущий календарный год по их желанию в удобное для них время, о чем можно сделать соответствующую пометку в разделе «начало отпуска» — «по желанию», с отсылкой на норму закона.

Это относится к следующим категориям работников:

• родители (опекуны, попечители, приемные родители), воспитывающие ребенка-инвалида в возрасте до 18 лет;
• мужья в период нахождения жен в отпуске по беременности и родам независимо от времени его непрерывной работы у данного работодателя;
• женщины, у которых двое и более детей в возрасте до 12 лет;
• граждане, награжденные нагрудным знаком «Почетный донор России»;
• инвалиды войны;
• ветераны боевых действий;
• лица, работающие по совместительству, одновременно с отпуском по основной работе;
• супруги военнослужащих одновременно с отпуском военнослужащих (при этом продолжительность отпуска супругов военнослужащих может быть по их желанию равной продолжительности отпуска военнослужащих), граждане, подвергшиеся воздействию радиации вследствие катастрофы на Чернобыльской АЭС, и их семьи, в том числе вдовы (вдовцы) умерших участников ликвидации последствий катастрофы на Чернобыльской АЭС;
• несовершеннолетние работники;
• участники ВОВ.

О времени начала отпуска работник должен быть извещен под роспись не позднее чем за две недели до его начала. Часть ежегодного оплачиваемого отпуска, превышающая 28 календарных дней, по письменному заявлению работника может быть заменена денежной компенсацией. Компенсация ежегодного основного оплачиваемого отпуска и ежегодных дополнительных оплачиваемых отпусков не допускается беременным женщинам, работникам в возрасте до 18 лет, а также ежегодного дополнительного оплачиваемого отпуска работникам, занятым на работах с вредными и (или) опасными условиями труда, за исключением случая, когда отраслевым (межотраслевым) соглашением и коллективным договором предусмотрена возможность замены. Количество дней компенсации не запрещено отразить в графике отпусков (например, в разделе «Примечание»), это позволит работодателю предусмотреть расстановку сил на своем предприятии и распланировать фонд оплаты труда.

График отпусков — плановый документ, поэтому в течение года он может изменяться. Причины, по которым ежегодный оплачиваемый отпуск может продлеваться или переноситься на другой период, перечислены в ст. 124 ТК РФ. Кроме того, перенос отпуска допускается по соглашению между работником и работодателем. Также законодательством оговорено, что переносить отпуска более двух лет подряд запрещается.

График отпусков должен храниться на предприятии не менее года. То есть график отпусков на 2016-й можно будет уничтожить в 2018 году, а графики отпусков на 2014-й и ранее с 2016 года можно не хранить.