Ольга МОНИД, ведущий специалист сервисного обслуживания по документационному обеспечению работы с персоналом
Бывают в кадровой работе непредвиденные ситуации, когда предстоит оформить прекращение трудового договора в связи со смертью работника, и тут возникает масса вопросов: какие документы нужно оформить, каким числом датировать прекращение договора, кому выдать трудовую книжку и неполученный заработок?
Как правило, работодатель узнает о смерти работника в устной форме от его родственников, коллег или же получает информацию непосредственно из медицинских учреждений, правоохранительных органов, органов местного самоуправления и издает приказ о прекращении трудовых отношений. Правильнее дождаться свидетельства о смерти (или иного документа органа загса, подтверждающего факт смерти) и только на основании документа оформлять процедуру. До этого времени в табеле учета рабочего времени фиксировать неявки по невыясненным причинам, впоследствии оформить корректировку.
Приказ о прекращении трудового договора должен быть издан в день получения документа загса, а датой прекращения договора становится дата, указанная в документе о смерти во всех случаях: и если смерть наступила в выходной или нерабочий день, и если в рабочий (вне зависимости от того, приступил работник к работе в этот день или нет, выполнял или нет в день своей смерти трудовые обязанности). Приказ о прекращении трудового договора в связи со смертью работника должен содержать все те же реквизиты, что и приказ о прекращении договора по любому другому основанию: дата издания, дата прекращения, фамилия, имя и отчество работника, подразделение (если имеется), в которое он был принят, должность, основание — ссылка на норму закона (пункт 6 части первой статьи 83 Трудового кодекса Российской Федерации), реквизиты прекращаемого договора, подпись работодателя. Раздел «Подпись работника» будет отсутствовать. Родственников (иных лиц, занимающихся оформлением) знакомить с приказом не требуется.
Если смерть наступила в рабочий день, в табеле учета рабочего времени указывается фактически отработанное количество часов — это будет иметь значение при решении вопроса об оплате рабочего времени. Трудовая книжка оформляется в обычном порядке и выдается по заявлению родственников (иных лиц, занимающихся оформлением). Хоть данная норма и не содержится в нормативных актах, рекомендую получить подпись забравшего трудовую книжку в книге движения трудовой книжек и вкладышей в них.
Заработная плата и иные компенсационные выплаты, не полученные ко дню смерти работника, выдаются членам его семьи или лицу, находившемуся на иждивении умершего на день его смерти. Выдача производится не позднее недельного срока со дня подачи работодателю соответствующих документов (ст. 141 ТК РФ). Требования о выплате сумм, причитающихся работнику, но не полученных им при жизни (в том числе заработной платы), должны быть предъявлены в течение четырех месяцев со дня его смерти (ст. 1113, п. 2 ст. 1183 ГК РФ).
Для этого родственники должны предоставить:
— свидетельство о смерти работника;
— письменное заявление о выплате причитающихся работнику сумм и выдаче трудовой книжки;
— документ, удостоверяющий личность заявителя, а также документ, подтверждающий факт родства с работником.
Согласно ст. 2 СК РФ под членами семьи понимаются супруги, родители, дети (усыновителей и усыновленных). Членами семьи также могут быть признаны братья и сестры, дедушка и бабушка, внуки, пасынок и падчерица, отчим и мачеха (гл. 15 СК РФ). ТК РФ не регламентирует, кому из родственников должна быть выдана заработная плата и в пользу кого осуществлены иные выплаты. Если к работодателю обратились несколько членов семьи умершего работника, работодатель вправе выдать выплаты первому обратившемуся.
В случае если погребение осуществлялось за счет средств супруга, близких родственников, иных родственников, законного представителя умершего или иного лица, взявшего на себя обязанность осуществить погребение умершего, при наличии письменного заявления работодатель обязан выплатить социальное пособие на погребение работника (включая внешнего совместителя) в размере, равном стоимости услуг, предоставляемых согласно гарантированному перечню услуг по погребению, указанному в пункте 1 статьи 9 ФЗ от 12.01.1996 № 8-ФЗ «О погребении и похоронном деле», но не превышающем на 2017 год 5 562,25 рубля. В местностях, где применяется районный коэффициент к заработной плате, социальное пособие на погребение выплачивается с учетом этих коэффициентов. Обращение может быть подано не позднее шести месяцев со дня смерти. Для того чтобы выплатить пособие, организация (или ИП) должна запросить следующие документы:
1) заявление о выплате пособия на погребение в произвольной форме;
2) справку о смерти (оригинал). Справка о смерти выдается органами загса по форме № 33;
3) документы, подтверждающие расходы на погребение (чеки, акты выполненных работ и т. д.);
4) если за пособием обращается человек, похоронивший за свой счет работника — внешнего совместителя, — справка с основного места работы о том, что там пособие не выплачивалось.
Выплата должна быть произведена в день обращения. Оснований требовать от родственника работника или лица, взявшего на себя обязанности по погребению умершего, нотариально заверенную копию свидетельства о смерти или оформленную органом загса копию указанного свидетельства у кадровика нет, тем более если одновременно со свидетельством о смерти представлена справка о смерти по форме № 33 (утверждена Постановлением Правительства РФ от 31.10.1998 № 1274), выданная органом загса в подтверждение факта государственной регистрации акта о смерти и необходимая для реализации родственниками или иными заинтересованными лицами определенных прав и гарантий. Указанная справка должна изыматься у представившего ее лица для оформления пособия на погребение. Для материалов личного дела кадровая служба может самостоятельно изготовить копии свидетельства о смерти. Также членам семьи по усмотрению работодателя может быть выплачена материальная помощь на основании приказа или локального нормативного акта работодателя.
