Ольга МОНИД, начальник отдела сервисного обслуживания по документационному обеспечению работы с персоналом ООО «Межотраслевой центр охраны труда и кадрового делопроизводства»

Привычные нам трудовые книжки планируется полностью отменить только к 2027 году. Речь идет о создании базы данных, где будет храниться информация обо всей трудовой деятельности человека. Такая система позволит избежать подделки документов и сократить кадровые издержки. С 2019 года начнется плавный перевод в электронный вид, то есть пока действовать будет сразу два вида трудовых книжек. В связи с этим считаю целесообразным напомнить порядок ведения трудовых книжек и вкладышей в них.

Первое, о чем нужно помнить работодателю: бланки трудовых книжек являются бланком строгой отчетности, наравне с банкнотами банка России или бланком диплома об образовании. С 1974 года трудовые книжки печатаются исключительно на Гознаке и реализуются через уполномоченных представителей. Сегодня это документ, изготовленный в соответствии со стандартами защищенной полиграфии. Защитный комплекс трудовой книжки включает в себя двухтоновый водяной знак, защитные волокна, в том числе эксклюзивное волокно «Зона»; бумага имеет две химические защиты – от вытравливания и для идентификации подлинности. Каждому бланку трудовой книжки и вкладышу присвоен уникальный номер, закрепленный за работодателем, который этот бланк или вкладыш приобрел.

Работодатель обязан иметь несколько новых бланков трудовой книжки на случай, если к нему будет трудоустроен работник без нее, и вести приходно-расходную книгу по учету новых бланков трудовой книжки и вкладыша в нее. При необходимости завести трудовую книжку оформляется заявка и фиксируется, когда и кому отпущен бланк.

При приеме на основную работу работодатель обязан запросить у работника его трудовую книжку и внести в нее сведения о трудоустройстве в течение пяти дней после начала работы.

Если работник ранее не имел трудового стажа, он обязан написать заявление на имя работодателя с просьбой оформить ему трудовую книжку. В разное время в стране существовали трудовая книжка колхозника, трудовая книжка старателя. А в соответствии с советским законодательством — еще и 15 разновидностей трудовых книжек на языках союзных республик.

Нередко на работу устраиваются люди, начавшие свою трудовую деятельность в странах бывшего Советского Союза, им не нужно оформлять трудовую книжку российского образца, в случае если она велась на двух языках, просто записи вносятся в раздел перевода на русский язык, а когда он заканчивается, заводится вкладыш в трудовую книжку.

Сведения о том, что работник сдал свою трудовую книжку на хранение работодателю, вносятся в книгу движения трудовых книжек и вкладышей в них в хронологическом порядке. На практике часто случается, что у работника не одна, а две, три или даже больше трудовых книжек. Работодатель обязан принять и учитывать их все, ведь это влияет на его страховой стаж.

К указанным выше журналам есть единые требования к оформлению, содержание утверждено Постановлением Правительства РФ от 16 апреля 2003 г. № 225 «О трудовых книжках», они обязательно должны быть пронумерованы, прошиты, опломбированы или скреплены сургучной печатью.

Титульный лист трудовой книжки следует оформлять на основании документа, удостоверяющего личность. В случае допущения ошибки на титульном листе заводится новая книжка, а испорченный бланк списывается актом с описанием причин. Исправления на титульном листе не допускаются.

Сведения об образовании вносятся на основании диплома.

Внесенные данные работник заверяет своей подписью, ответственное лицо за ведение трудовых книжек ставит свою подпись и заверяет печатью предприятия (при наличии).

Информацию об учебе или о службе в армии вносить не требуется. В трудовую книжку вносятся сведения только о трудовой деятельности. Сведения о работе вносятся в соответствующий раздел трудовой книжки без сокращений, наименование организации полное и сокращенное в соответствии с уставом, должность или профессия в соответствии с приказом о приеме. Сведения о режиме труда и количестве ставок, срок договора и прочие подробности условий трудового договора в трудовую книжку не вносятся. В графе «Дата» ставится дата фактического начала работы, а не дата внесения записи или дата заключения договора. В графе «Основание» указываются реквизиты приказа, на основе которого совершен прием (вид документа, номер, дата). Запись о приеме на работу печатью либо подписью не заверяется.

Человеческий фактор никто не отменял, и при допущении ошибки в разделе «Сведения о работе» после наименования работодателя вносится информация «Запись за номером ... недействительна» и под этим же порядковым номером вносится корректная запись. Зачеркивать, исправлять, писать «исправленному верить» недопустимо.

Кадровые изменения также вносятся в трудовую книжку, но только если они носят постоянный характер. Временный перевод не вносится, даже если он оформлен, например, на три года, на период отпуска по уходу за ребенком.

Работник имеет право попросить работодателя выдать ему оригинал трудовой книжки. Для получения трудовой книжки в целях обязательного социального страхования (например, для предоставления ее в Пенсионный фонд для оформления страховой пенсии по старости) работник пишет заявление о получении оригинала трудовой книжки. Трудовым кодексом РФ предусмотрено, что в данном случае работник должен написать расписку. В случае невозврата трудовой книжки работодатель ответственности не несет.

Существуют три ситуации, когда у работодателя возникает необходимость оформлять дубликат трудовой книжки, — если она утеряна, пострадала или в нее была внесена запись, которая в дальнейшем признана недействительной, и работник просит выдать дубликат. Титульный лист дубликата трудовой книжки оформляется аналогичным образом, только вверху делается отметка, что это дубликат.

А вот раздел «Сведения о работе» оформляется следующим образом: сначала вносятся сведения о суммированном страховом стаже, затем в хронологическом порядке вносятся сведения о трудовой деятельности работника: организация, должность, возможные переводы; вносятся основания — это могут быть либо выписки из приказов, справки, решения, протоколы, трудовые договоры и др. Печатью тех организаций заверять не требуется. Работнику рекомендуется хранить основания на случай дополнительного подтверждения трудовой деятельности.

По желанию работника в его трудовую книжку может быть внесена запись о работе по совместительству. Основной работодатель на основе предоставленного документа вносит запись о работе по совместительству.

Если раздел «Сведения о работе» закончен, требуется завести вкладыш в трудовую книжку и зафиксировать в книге движения трудовых книжек. Продолжать вносить записи о трудовой деятельности незаконно, даже если другие работодатели по каким-то причинам это допустили.

Вкладыш оформляется по аналогии с трудовой книжкой, продолжая сквозную нумерацию всех вносимых записей. На титульном листе трудовой книжки указывается «выдан вкладыш №...». Вкладыш должен быть вшит в трудовую книжку. Без трудовой книжки вкладыш недействителен.

Запись об увольнении вносится в соответствии с формулировкой Трудового кодекса РФ, без сокращений, заверяется подписью ответственного лица и печатью работодателя, если имеется.

Если в записи об увольнении допущены ошибки, то исправления производятся по аналогии с другими исправлениями, а если уже поставлена виза работодателя, то сначала пишется наименование работодателя, допустившего ошибку, затем отменяется некорректная запись и вносится правильная.

Работник в день получения трудовой книжки ставит свою визу в книге движения трудовых книжек о том, что с записью ознакомлен и трудовая книжка ему выдана.

Если в день увольнения по каким-то причинам работник не забрал свою трудовую книжку, работодатель обязан направить уведомление на адрес работника с просьбой явиться за своей трудовой книжкой или дать согласие на отправку ее по почте. Обязательно для подтверждения этих действий необходимо сделать опись вложения и направить письмо с уведомлением о вручении, чтобы можно было его отследить. Со дня отправки данного уведомления с работодателя снимается ответственность за задержку трудовой книжки. Если же он этого не сделает, возможно наложение пени за каждый день задержки трудовой книжки в размере среднего заработка, не полученного за время ее удержания организацией (ст. 139, 234 ТК РФ, определения Иркутского областного суда от 17.12.2013 № 33-10037/2013, Московского городского суда от 24.11.2010 № 33-36584).